Verwalten von Verträgen

Erfahren Sie, wie Sie Verträge im Snow License Manager verwalten können.

Bei Softwareverträgen, bei denen es sich um Erneuerungen handelt, müssen Sie wissen, ob alle mit dem Vertrag verbundenen Lizenzen in der Erneuerung enthalten sind oder nicht.

• Wenn ja, können Sie die neue Vertragslaufzeit zum bestehenden Vertrag hinzufügen.

• Wenn nein, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Fügen Sie einen neuen Vertrag für die Erneuerung hinzu, und hängen Sie die durch die Vertragserneuerung verlängerten Lizenzen an.

  • Fügen Sie die neue Laufzeit zum bestehenden Vertrag hinzu, aber nehmen Sie die Lizenzen heraus, die nicht von der Vertragserneuerung abgedeckt werden.

Informationen zum Verwalten von Oracle-Verträgen finden Sie unter Oracle-Verträge verwalten.

Nach Verträgen suchen

1. Wählen Sie im Menü Verträge Nach Verträgen suchen.

2. Um Ihre Suche zu filtern, wählen Sie eine Organisation aus.

3. Optional: Um weitere Suchkriterien zu verwenden, führen Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:

   1. Entscheiden Sie, welche der verfügbaren Suchkriterien Sie verwenden möchten, wählen Sie einen Operator aus und geben Sie dann einen Suchbegriff ein.

   2. Um ein weiteres Suchkriterium hinzuzufügen:

      1. Wählen Sie es aus der unteren Liste aus und klicken Sie dann auf das Pluszeichen (+).

      2. Geben Sie einen Suchbegriff ein.

   3. Um ein Suchkriterium zu entfernen, wählen Sie das Minuszeichen (-) neben dem Kriterium.

4. Wählen Sie Suchen aus.

Verträge hinzufügen

Der einzige Vertragstyp, der das Anhängen von Lizenzen zulässt, ist der Softwarevertrag. Alle anderen Vertragstypen beziehen sich auf die Hardware. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt Vertragstypen.

Welche Felder und Optionen im Einzelfall angezeigt werden, hängt vom ausgewählten Vertragstyp ab.

1. Wählen Sie im Menü Verträge die Option Vertrag hinzufügen.

2. Führen Sie auf der Registerkarte Allgemein folgende Schritte aus:

   1. Wählen Sie den Vertrags-Typ.

   2. Geben Sie die Vertragsnummer und den Vertragsnamen gemäß den Herstellerangaben ein.

   3. Um Computer automatisch an den Vertrag anzuhängen, wählen Sie Computer automatisch anhängen und anschließend die Organisationsknoten aus der Liste aus.

      anmerkung

      Nicht verfügbar für Softwareverträge.

   4. Für Abonnementverträge wählen Sie Abonnementvertrag.

      anmerkung

      Wenn Abonnementvertrag ausgewählt ist, überschreibt die Laufzeit des Abonnementvertrags alle Abonnementlaufzeiten der mit dem Vertrag verbundenen Lizenzen. Dies wirkt sich darauf aus, welche Lizenzen in der Compliance-Berechnung berücksichtigt werden. Wenn Sie es vorziehen, für jede Lizenz einen Abonnementzeitraum einzufügen, sollten Sie diese Option nicht wählen. Sie können weiterhin Angaben zu Ablauf und Erneuerung hinzufügen.

   5. Bei Softwareverträgen mit Upgrade-Rechten wählen Sie Upgrade-Rechte aus. Das bedeutet, dass jede Lizenz, die manuell hinzugefügt und mit dem Vertrag verknüpft wird, über Upgrade-Rechte verfügt.

   6. Damit der Vertrag immer sichtbar ist, wenn Sie nach Verträgen zu Lizenzkäufen suchen und diese mit ihnen verknüpfen möchten, wählen Sie die Option In Suchvorgängen einbeziehen, bei denen das Datum des Lizenzkaufs außerhalb des aktiven Zeitraums liegt. Der Vertrag ist dann auch dann sichtbar, wenn die Vertragslaufzeit zum Zeitpunkt des Lizenzkaufs bereits abgelaufen ist oder noch nicht begonnen hat.

3. Fügen Sie auf der Registerkarte Vertragslaufzeiten eine Vertragslaufzeit mit Start- und Enddatum hinzu:

   1. Wählen Sie Neue Laufzeit hinzufügen.

   2. Wählen Sie die Daten Gültig von und Gültig bis aus und wählen Sie dann OK.
      Die neue Vertragslaufzeit wird der Liste auf der Registerkarte Vertragslaufzeiten hinzugefügt.

   anmerkung

   Die Vertragslaufzeiten dürfen sich nicht überschneiden.

4. Fügen Sie auf der Registerkarte Kontaktinformationen die Kontaktinformationen für den Auftragnehmer, den Auftragnehmerkontakt und den Lokalen Kontakt hinzu:

   • Wenn der Vertragsabschluss mit dem Hersteller der Anwendung erfolgt ist, fügen Sie diesen als Vertragspartner ein.
   • Wenn der Vertragsabschluss über einen Wiederverkäufer erfolgt ist, fügen Sie diesen als Vertragspartner ein.
   • Der Lokale Kontakt ist der Vertragseigentümer innerhalb der Organisation.

5. Legen Sie auf der Registerkarte Warnungen fest, ob bei Ablauf des Vertrages Warnungen auf den Seiten Snowboard und Übersicht erzeugt werden sollen. Gehen Sie wie folgt vor:

   1. Um Warnmeldungen zu aktivieren, wählen Sie Warnmeldungen bei und vor Ablauf des Vertrags aktivieren.

   2. Geben Sie unter Erneuerung die Anzahl der Tage vor Ablauf ein, in denen dieser Vertrag erneuert werden muss oder sich automatisch wie im Vertrag angegeben verlängert.

      BEISPIEL

      Wenn das tatsächliche Erneuerungsdatum mit dem Enddatum des Vertrags zusammenfällt, geben Sie 0 ein.
      Wenn das Erneuerungsdatum drei Monate vor dem Enddatum des Vertrags liegt, geben Sie 90 ein.

   3. Geben Sie unter Warnung die Anzahl der Tage ein, die vor Ablauf des Vertrags als Warnung erscheinen soll.

   4. Geben Sie unter Kritisch die Anzahl der Tage vor Vertragsablauf ein, die als kritisch angezeigt werden soll.

   tipp

   Es ist auch möglich, E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, die Sie darauf hinweisen, wenn ein Vertrag bald ausläuft. Weitere Informationen finden Sie unter Eigene Benachrichtigungen.

6. Fügen Sie auf der Registerkarte Beschreibung spezifische Informationen zum Vertrag hinzu, z. B. Metriken, geografische Beschränkungen und Nutzungsrechte. Dies spart Zeit beim Hinzufügen von Lizenzen zum Vertrag, weil die wichtigsten Informationen leicht zu erkennen sind.
   Lesen Sie den Vertrag durch, und kopieren oder schreiben Sie die betreffenden Informationen in das weiße Feld auf der Registerkarte.

7. Auf der Registerkarte Dokumente können Sie Dokumente hochladen oder Verknüpfungen zum Vertrag hinzufügen. Geben Sie den Dokumenten aussagekräftige Namen, damit Sie sie nicht erst öffnen müssen, um zu sehen, worum es geht.
   Um ein Dokument hochzuladen oder eine Verknüpfung hinzuzufügen, wählen Sie Dokument hinzufügen. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt Verwalten von Dokumenten und Verknüpfungen.

8. Geben Sie auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Daten Informationen und Werte in die benutzerdefinierten Felder ein, die für die Vertragskategorie obligatorisch sind.
   Weitere Informationen finden Sie unter Informationen in benutzerdefinierte Felder eingeben.

9. Auf der Registerkarte Sicherheit können Sie den Zugriff auf den Vertrag auf Organisations- und Rollenebene verwalten. Wenn Sie den Vertrag mit einer oder mehreren Rollen verknüpfen, macht das System den Vertrag nur für Benutzer mit dieser speziellen Rolle verfügbar. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um den Zugriff auf den Vertrag auf Organisationsebene einzuschränken, wählen Sie einen Organisationsknoten aus der Liste Organisationszugriff aus, und wählen Sie dann Zugriff gemäß Organisationseinstellung einschränken.

   • Um den Zugriff auf den Vertrag auf Rollenebene einzuschränken, wählen Sie Zugriff nur für folgende Rollen zulassen und wählen dann die Rollen aus.

   Informationen zur Verwaltung von Rollen finden Sie unter Security im Snow Management and Configuration Center.

10. Wählen Sie Speichern.

Verträge bearbeiten

Sie können einzelne oder mehrere Verträge gleichzeitig bearbeiten, sofern die ausgewählten Verträge vom gleichen Typ sind.

Informationen zum Sortieren, Filtern und Hinzufügen weiterer Spalten zur Liste sowie zur Suche finden Sie unter Listen verwalten.

1. Wählen Sie im Menü Verträge die Liste aller Verträge.

2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um den Vertrag oder die Verträge auszuwählen, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie im Kontextmenü Verträge bearbeiten.

4. Fügen Sie die entsprechenden Informationen hinzu oder bearbeiten Sie diese. Weitere Informationen finden Sie unter Verträge hinzufügen.

5. Wählen Sie Speichern.

tipp

Sie können einen Vertrag auch bearbeiten, indem Sie in der Detailansicht des Vertrages auf Vertrag bearbeiten klicken.

Mehrere Verträge über Importe bearbeiten

Wenn Sie mehrere bestehende Vertragen aktualisieren möchten, können Sie die Funktion Vertrag importieren/aktualisieren verwenden. Sie finden dies im Menü Startseite unter Daten importieren.

Mit der Funktion Vertrag importieren/aktualisieren können Sie die Vertragstypen nicht ändern.

Für die Aktualisierung bestehender Vertragen wird die Vertrags-ID als Identifikator verwendet. Die Spalte Vertrags-ID ist in der Spaltenauswahl auf den Seiten Liste aller Verträge und Suche nach Verträgen sowie im Bericht Alle Verträge verfügbar.

Um neue Vertragszeiträume hinzuzufügen, verwenden Sie die Spalten Gültig von und Gültig bis in der Vertragsimportvorlage. Es gelten folgende Bedingungen:

• Die neuen Vertragslaufzeiten dürfen sich nicht mit den bestehenden Zeiträumen überschneiden.

• Gültig von und Gültig bis sind Pflichtfelder:

  • Wenn sie keine Werte enthalten, wird während des Imports eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Wenn die Werte die gleichen sind wie in Snow License Manager, wird nichts aktualisiert.

  • Wenn die Werte neu sind und sich nicht mit den bestehenden Laufzeiten überschneiden, wird dem Vertrag eine neue Laufzeit Zeitraum hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie unter Daten importieren.

Verträge löschen

achtung

• Wenn ein Vertrag gelöscht ist, wird er und alle zugehörigen Details aus dem System gelöscht werden. Die Verbindungen zu anderen die das gelöschte Element angehängt war, werden gelöst.

• Ein gelöschter Vertrag kann nicht wiederhergestellt werden.

Sie können einen einzelnen Vertrag oder bis zu 100 Verträge gleichzeitig löschen. Sie können auch archivierte Verträge löschen, ohne sie erst aus dem Archiv holen zu müssen.

Informationen zum Sortieren, Filtern und Hinzufügen weiterer Spalten zur Liste sowie zur Suche finden Sie unter Verwalten von Listen.

1. Wählen Sie im Menü Verträge die Liste aller Verträge.

2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um den Vertrag oder die Verträge auszuwählen, die Sie löschen möchten.

3. Wählen Sie im Kontextmenü Verträge löschen aus.

4. Wählen Sie Löschen zur Bestätigung.

tipp

Sie können einen Vertrag auch löschen, indem Sie in der Ansicht Vertrag bearbeiten Löschen auswählen.

Verträge archivieren

Sie können einen einzelnen Vertrag oder bis zu 100 Verträge gleichzeitig archivieren. Weitere Hinweise finden Sie im Abschnitt Archivierte Verträge.

1. Wählen Sie im Menü Verträge die Liste aller Verträge.

2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um den Vertrag oder die Verträge auszuwählen, die Sie archivieren möchten.

3. Wählen Sie im Kontextmenü Verträge archivieren aus.

4. Überprüfen Sie unter Verträge auswählen die von Ihnen ausgewählten Verträge und alle Unterverträge. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verträge, die Sie nicht archivieren möchten.

5. Wählen Sie Weiter, wenn diese Option aktiviert ist und anzeigt, dass Lizenzen mit den Verträgen verbunden sind. Fahren Sie andernfalls mit Schritt 7 fort.

6. Überprüfen Sie unter Lizenzen auswählen die Lizenzen, die zusammen mit dem Vertrag archiviert werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Lizenzen, die Sie nicht archivieren möchten.

   anmerkung

   Wenn Sie eine Lizenz von ihrem Vertrag freigeben, kann die Lizenz unvollständig werden.

7. Wählen Sie Archivieren aus.

8. Wählen Sie OK zur Bestätigung.

Verträge aus dem Archiv abrufen

1. Wählen Sie im Menü Verträge die Liste aller Verträge.

2. Wählen Sie Archivierte anzeigen.

3. Wählen Sie den Vertrag aus, den Sie aus dem Archiv abrufen möchten.

4. Wählen Sie in der Detailansicht des Vertrages im Kontextmenü Nicht archivierter Vertrag aus.

5. Überprüfen Sie unter Verträge auswählen den von Ihnen ausgewählten Vertrag und alle Unterverträge. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Verträge, die Sie nicht abrufen möchten.

6. Wählen Sie Weiter, sofern aktiviert, um anzuzeigen, dass die Lizenzen zusammen mit den Verträgen archiviert wurden. Fahren Sie andernfalls mit Schritt 8 fort.

7. Überprüfen Sie unter Lizenzen auswählen die Lizenzen, die zusammen mit dem Vertrag abgerufen werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Lizenzen, die Sie nicht abrufen möchten.

8. Wählen Sie Dearchivieren aus.